Si acabas de estar involucrado en un incidente laboral, segregarás de pronto mucha adrenalina. Tu cerebro puede enfocarse en algunos detalles y desconectarse completamente del resto. Evita preguntar ‘¿qué pasó?’ esperando que el entrevistado aproveche la recuperación total. Guíales a través de los hechos haciendo preguntas detalladas: ‘¿A qué hora sucedió?’, ‘¿Quién fue testigo del incidente?’, ‘¿Alguien resultó herido?’, ‘¿Dónde?’, ‘¿Qué tan mal quedó?’

Los mejores registros de incidentes se anticipan preguntando algo que podría aparecer más adelante. Las imágenes no se perderán en detalles insignificantes: pide al informante que cargue fotos relevantes (recuerda proteger a las personas vulnerables).

Deja que otros se encarguen del intercambio. Usa el salto lógico de Typeform para personalizar la conversación, ahorrando un tiempo muy valioso.

Como humanos, a veces necesitamos un pequeño empujón antes de tomar acción. Cualquiera que haya sido testigo del ‘efecto espectador’ lo sabe.

Crear un formulario de reporte de incidencias laborales excelente resulta muy claro en lo que debe hacer la persona, y le empuja a la acción. Hacer preguntas efectivas es clave. ‘¿Qué debe suceder después?’ Es tan importante como ‘¿Qué pasó?’.

Asegúrate de que exista responsabilidad por las acciones al otorgar responsabilidades específicas a las personas: ‘¿Quién hará esto?’ Los grandes registros de incidencias laborales también cuentan una historia: una narración detallada puede revelar la condiciones que contribuyeron a una incidencia.

Un registro más completo ayuda a los equipos a tomar decisiones informadas sobre el entorno, las políticas y los procesos.

Primero, identifica qué constituye un gran informe de incidencias del personal para tu empresa. En un entorno médico, podría estar registrando tantos detalles como sea posible antes de una futura revisión. En un entorno de trabajo lleno de riesgos, los planes de acción SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazo determinado) podrían ser clave. En un entorno de asistencia social de rápido movimiento, la prioridad podría ser la velocidad. En cualquier caso, tu personal de primera línea debe sentirse respaldado por los procesos, sin ser obstaculizado. Están aportando valor en la vida de otras personas, así que aporta valor en las suyas creando un formulario de registro de incidentes que elimine la fricción. Una vez que tengas tus prioridades claras, crea un formulario que haga el trabajo pesado haciendo las preguntas correctas. Echa un vistazo a nuestro generador de formularios para obtener más consejos.

Tu última pregunta debe solicitar acciones SMART que respondan al incidente de trabajo. Esas acciones se convierten en tus bloques de construcción para un seguimiento eficaz. Las acciones más inteligentes no suponen nada hasta que alguien las asume y comienza a ponerlas en práctica.

Recuerda integrar tu typeform con otras aplicaciones para filtrar las respuestas en tu actual flujo de trabajo. ¿Usas Trello para administrar las tareas del equipo? Crea tarjetas en la lista de un miembro del equipo para hacer que las acciones sean visibles. ¿Sigues usando el viejo correo de confianza? Recibe notificaciones cada vez que te informen de una nueva incidencia; es bueno para cualquiera que esté de guardia y necesite mantenerse informado.

La información es crítica para cualquier servicio de soporte. Haz un seguimiento de los incidentes de trabajo a lo largo del tiempo y ve puliendo los procesos. Finalmente, continúa la conversación. Escucha a tu personal, mejora tu typeform y trabaja para reducir todos los incidentes en el trabajo que puedan estar ocasionándose.