Integración con Hojas de cálculo de Google: resolución de problemas y preguntas frecuentes

¿La integración con Hojas de cálculo de Google te está dando problemas y necesitas algo de ayuda? Sigue leyendo para encontrar respuesta a algunas de las preguntas más frecuentes. Seguro que te serán útiles para resolver tus problemas técnicos.

- ¿Qué tengo que hacer para configurar la integración con Hojas de cálculo de Google?

- ¿Qué tipos de preguntas son compatibles con la integración con Hojas de cálculo de Google?

- ¿Cuántas celdas puedo tener en mi hoja de cálculo de Google?

- ¿Qué cosas puedo o no puedo hacer con la integración con Hojas de cálculo de Google?

- Aparecen en las hojas de cálculo de Google los precios cuando estas están asociadas a una pregunta de tipo "pago"?

- ¿Puedo conectar varios typeforms distintos a la misma hoja de cálculo de Google?

- Si modifico el orden de las preguntas en mi typeform, ¿se actualizará también automáticamente en Hojas de cálculo de Google?

- ¿Qué pasa si, una vez configurada la integración, decido cambiar un tipo de pregunta por otro?

- ¿Aparecerán mis variables personalizadas en la hoja de cálculo de Google?

- ¿Cómo se mostrarán mis resultados en las hojas de cálculo de Google?

- No puedo activar la integración. No logro pasar de la pantalla de carga. ¿Dónde está el problema?

- ¿Por qué aparecen respuestas duplicadas en mi hoja de cálculo de Google asociadas al mismo token de respuesta único?

- No veo la opción para enviar los datos ya existentes a mi hoja de cálculo de Google. ¿Qué puedo hacer?

- La integración con Hojas de cálculo de Google que había configurado en mi typeform se ha desactivado automáticamente. ¿Qué ha pasado?

- Una vez que ya he conectado el typeform con mi hoja de cálculo de Google, ¿puedo editarla y añadir cálculos?

- ¿Cómo puedo eliminar los apóstrofos que aparecen en mi hoja de cálculo de Google?

- ¿Cómo puedo cambiar el formato de fecha de una columna?

- Si tengo un typeform y Hojas de cálculo de Google, ¿puedo crear informes automatizados?

¿Qué tengo que hacer para configurar la integración con Hojas de cálculo de Google?

Puedes consultar nuestra guía detallada, en la que te explicamos cómo conectar tu typeform con Hojas de cálculo de Google paso a paso, aquí. 

¿Qué tipos de preguntas son compatibles con la integración con Hojas de cálculo de Google?

La integración con Hojas de cálculo de Google puede utilizarse con todas aquellas preguntas que recaben datos. Eso significa que las preguntas de estructura del formulario (como son, por ejemplo, las de tipo "texto" y "grupo de preguntas") no se mostrarán en las hojas de cálculo de Google, ya que con ellas no se obtienen resultados. 

¿Cuántas celdas puedo tener en mi hoja de cálculo de Google?

Hojas de cálculo de Google permite un máximo de 10 millones de celdas, fórmulas incluidas.

¿Qué cosas puedo o no puedo hacer con la integración con Hojas de cálculo de Google?

Puedes hacer las siguientes modificaciones:

- Añadir datos adicionales de forma manual.

- Editar datos existentes.

- Eliminar datos existentes.

- Añadir nuevas preguntas a tu typeform.

- Eliminar preguntas de tu typeform.

- Añadir funciones BUSCAR en otra pestaña de esa hoja de cálculo que hagan referencia a datos de la pestaña original.

- Usar filtros en los encabezados de la hoja de cálculo para ordenar los datos existentes.

- Cambiar el nombre de la hoja de cálculo.

Pero te recomendamos que no hagas los siguientes cambios, ya que la integración podría desconectarse automáticamente:

- No cambies los encabezados de la hoja de cálculo.

- No asocies el mismo formulario a dos hojas de cálculo distintas.

- No elimines la pestaña a la que hayas asociado tu formulario.

- No elimines la hoja de cálculo a la que hayas asociado tu formulario.

- No cambies de sitio la hoja de cálculo y la pases de tu Google Drive a una carpeta compartida de la que no seas el propietario.

- No añadas cálculos/funciones en la pestaña a la que hayas asociado tu formulario.

- No muevas el typeform de una cuenta de Typeform a otra distinta.

¿Aparecen en las hojas de cálculo de Google los precios cuando estas están asociadas a una pregunta de tipo "pago"?

¡Pues sí! Encontrarás el importe abonado detrás del texto "Payment of".

¿Puedo conectar varios typeforms distintos a la misma hoja de cálculo de Google?

Sí, puedes conectar varios typeforms a la misma hoja de cálculo de Google, pero cada formulario debe estar asociado a una pestaña distinta de esa hoja de cálculo. 

Si modifico el orden de las preguntas en mi typeform, ¿se actualizará también automáticamente en Hojas de cálculo de Google?

No, el orden de cada pregunta en la hoja de cálculo viene determinado por el orden en el que están organizadas las preguntas dentro del formulario en el momento de configurar la integración. Lo que sí puedes hacer es desactivar la integración y volver a activarla más adelante tras haber cambiado las preguntas de orden.

Otra opción es que edites tu hoja de cálculo de Google mediante el método que te sugerimos aquí.

¿Qué pasa si, una vez configurada la integración, decido cambiar un tipo de pregunta por otro?

Cuando se configura la integración, el sistema crea una columna para cada pregunta, vinculada al tipo de pregunta elegido en cada caso. Si cambias el tipo de pregunta de una de ellas y optas por otro distinto, se añadirá una nueva columna a tu  hoja de cálculo de Google para ese nuevo tipo de pregunta, por lo que dejará de estar vinculada a la columna original.

¿Aparecerán mis variables personalizadas en la hoja de cálculo de Google?

Sí, las variables personalizadas se mostrarán en tu hoja de cálculo de Google, pero para ello debes asegurarte de configurar tus variables personalizadas antes de activar la integración. En caso de que ya hayas conectado tu typeform con Hojas de cálculo de Google, puedes volver a activar la integración después de añadir las variables personalizadas a tu formulario.

¿Cómo se mostrarán mis resultados en las hojas de cálculo de Google?

Las preguntas de tu formulario aparecerán en la primera fila de la hoja de cálculo de Google y, debajo de cada una, se irán añadiendo las respuestas de los usuarios.

Las respuestas obtenidas en preguntas de tipo "sí/no" y "legal" mostrarán uno de estos dos valores: "TRUE" cuando la respuesta sea positiva y "FALSE" cuando la respuesta sea negativa.

Para las preguntas de tipo "elección de imágenes", verás que, en la hoja de cálculo de Google, aparecen las etiquetas descriptivas que hayas añadido en Typeform para las distintas opciones de respuesta.

No puedo activar la integración. No logro pasar de la pantalla de carga. ¿Dónde está el problema?

Esto sucede cuando intentas conectar tu formulario con una hoja de cálculo de Google ya existente y el archivo tiene una pestaña con el mismo nombre que tu typeform. En ese caso, tendrás que cambiar el nombre de la pestaña en la hoja de cálculo o bien cambiar el nombre de tu formulario. 

¿Por qué aparecen respuestas duplicadas en mi hoja de cálculo de Google asociadas al mismo token de respuesta único?

Lamentablemente, no podemos evitar las respuestas duplicadas en Hojas de cálculo de Google, pero si quieres eliminar datos duplicados en tus hojas de cálculo, basta con que sigas las instrucciones que encontrarás aquí.

Otra opción es que utilices la función de validación de datos de Hojas de cálculo de Google para evitar que aparezcan respuestas duplicadas. Para ello, tendrás que seguir los siguientes pasos:

1. Selecciona la columna "Token" en Hojas de cálculo de Google, haz clic con el botón derecho y selecciona la opción "Validación de datos".

2. Pulsa el botón "+ Añadir regla".

3. En el apartado "Criterios", selecciona "La fórmula personalizada es" en el menú desplegable.

4. Escribe la siguiente fórmula: =CONTAR.SI($N:$N,"="&N1)<2

5. En nuestro caso, "N" es la letra asociada a la columna "Token" en nuestra hoja de cálculo de Google, por lo que tendrás que sustituir todas las "N" que aparecen en la fórmula del paso 4 por la letra que esté asociada a tu columna "Token". 

6. Marca la casilla "Rechazar los datos introducidos" si los datos no son válidos.

7. Pulsa el botón "Hecho".

No veo la opción para enviar los datos ya existentes a mi hoja de cálculo de Google. ¿Qué puedo hacer?

Al configurar la integración, puedes transferir un máximo de 1000 resultados previos de tu typeform a tu hoja de cálculo. Lamentablemente, si ya has obtenido más de 1000 resultados en tu formulario, no podrás transferirlos automáticamente cuando conectes tu typeform con Hojas de cálculo de Google.

Lo que sí puedes hacer en estos casos es, antes de nada, exportar los resultados que ya hayas recibido y copiarlos y pegarlos manualmente en una hoja de cálculo de Google. Una vez hecho esto, ya podrás conectar tu typeform con esa misma hoja de cálculo. De esta manera, las respuestas que recabes a partir de ese momento aparecerán automáticamente debajo de los resultados que copiaste antes manualmente.

La integración con Hojas de cálculo de Google que había configurado en mi typeform se ha desactivado automáticamente. ¿Qué ha pasado?

Hay varios motivos por los que puede desactivarse esta integración:

- ¿Has eliminado el formulario?

Si eliminas el formulario, la integración se desactivará automáticamente.

- ¿Tienen tu typeform y la pestaña de la hoja de cálculo de Google a la que lo has asociado el mismo nombre? 

Si en la hoja de cálculo de Google ya hay una pestaña que lleva el mismo nombre que tu typeform, la integración se desactivará automáticamente. En ese caso, tendrás que cambiarle el nombre a la pestaña de la hoja de cálculo para que sea distinto al de tu formulario.

- ¿Has movido la hoja de cálculo de Google a una carpeta compartida?

La hoja de cálculo de Google tiene que estar en una carpeta de la que seas propietario en tu unidad de Google Drive (es decir, en la cuenta de Google que hayas usado para configurar la integración). Si la hoja de cálculo se transfiere a una carpeta que no es de tu propiedad, la integración se desconectará automáticamente.

Una vez que ya he conectado el typeform con mi hoja de cálculo de Google, ¿puedo editarla y añadir cálculos?

Si editas o añades cálculos en tu hoja de cálculo de Google, la integración podría dejar de funcionar. Por ello, te recomendamos que hagas un duplicado de los datos en otra pestaña o bien que hagas una copia de tu hoja de cálculo en un documento nuevo para añadir tus cálculos y realizar cualquier tipo de modificación posterior (como, por ejemplo, cambiar los colores).

También puedes utilizar la función ARRAYFORMULA de Hojas de cálculo de Google para hacer un duplicado de los datos y copiarlos de una pestaña a otra. De esta manera, la nueva pestaña se actualizará automáticamente con los datos nuevos que se vayan incorporando en la pestaña original. Echa un vistazo a esta publicación de nuestra Comunidad para ver un tutorial en vídeo en el que se explica cómo utilizar ARRAYFORMULA y añadir cálculos.

Si lo que quieres es trabajar con un subgrupo específico de datos, puedes utilizar la función BUSCARV de Hojas de cálculo de Google para buscar información por filas en una pestaña y reflejar esos mismos valores en otra pestaña distinta. Echa un vistazo a este vídeo si quieres saber más sobre cómo utiliza la función BUSCARV.

¿Cómo puedo eliminar los apóstrofos que aparecen en mi hoja de cálculo de Google?

A veces, el formato de Hojas de cálculo de Google añade apóstrofos en las celdas que contienen valores numéricos. Sigue los pasos que te explicamos a continuación para modificar el formato y eliminar los apóstrofos de tu hoja de cálculo:

1. Marca toda la columna y vete a "Formato".

2. Allí, selecciona "Número" y haz clic en la opción "Formato de número personalizado".

3. Elige el formato que quieras usar y pulsa el botón "Aplicar".

Obtén más información sobre cómo dar formato a los números de una hoja de cálculo de Google aquí.

¿Cómo puedo cambiar el formato de fecha de una columna?

Para cambiar el formato de fecha, sigue las instrucciones que encontrarás en este artículo del centro de asistencia de Hojas de cálculo de Google y selecciona el formato que quieras usar.

Si tengo un typeform y Hojas de cálculo de Google, ¿puedo crear informes automatizados?

¡Pues sí! Puedes crear un typeform para recabar información y, después, enviar los datos que obtengas con él a Hojas de cálculo de Google para crear un informe automatizado con gráficos mediante Looker Studio. Si quieres saber más sobre este tema, consulta la guía que encontrarás en nuestra Comunidad sobre cómo crear informes automatizados con Typeform y Looker Studio.