Cómo enviar los archivos adjuntados por los usuarios a tu Google Drive

Si quieres asegurarte de que todos los archivos adjuntos que recibes a través de tus typeforms se guardan en un lugar de fácil acceso, ¡tienes que probar nuestra integración con Google Drive!

Para ello, necesitarás lo siguiente:

- Una cuenta de Typeform de pago.

- Una cuenta de Google.

- Un typeform con una pregunta de tipo "subida de archivo".

Advertencia: la integración de Typeform con Google Drive V1 dejará de estar operativa tal y como la conocíamos hasta ahora a partir del 16 de junio de 2023. Si ya habías configurado la integración con Google Drive en alguno de tus typeforms a través de panel "Conectar", tendrás que volver a conectar manualmente todas las preguntas de tipo "subida de archivo" en cada uno de ellos desde el panel "Crear". Recuerda que siempre podrás descargarte los archivos que los usuarios te hayan enviado a través de las preguntas de tipo "subida de archivo" de tus formularios desde el panel "Resultados" de cada typeform.

Puedes leer este artículo de principio a fin o bien ir directamente a uno de estos apartados:

- Cómo volver a conectar tus preguntas de tipo "subida de archivo" a Google Drive si ya habías configurado la integración desde el panel "Conectar".

- Cómo configurar una nueva integración con Google Drive desde el panel "Crear" mediante una pregunta de tipo "Google Drive".

Cómo volver a conectar tus preguntas de tipo "subida de archivo" a Google Drive si ya habías configurado la integración desde el panel "Conectar"

Esto es lo que tienes que hacer para volver a conectar tus preguntas de tipo "subida de archivo" a Google Drive:

1. Vete a tu área de trabajo (My workspace) y selecciona la vista en forma de lista. Ahora, busca el icono de Google Drive en la columna "Integraciones" para ver cuáles de tus typeforms están ya conectados con Google Drive:

2. Abre uno de los typeforms en los que ya tengas la integración con Google Drive configurada y selecciona la pregunta de tipo "subida de archivo" que quieras volver a conectar con Google Drive:

3. Pulsa el botón "Conectar", que verás al lado de "Google Drive" (en el apartado "Integraciones" de la pestaña "Pregunta"):

4. Ahora, haz clic en el botón "Autorizar" para permitir que Typeform se conecte a tu cuenta de Google Drive.

Nota: solo tendrás que realizar el proceso de autorización una vez en cada typeform.

5. Selecciona la cuenta de Google que quieres utilizar (si tienes más de una cuenta, como es nuestro caso).

6. Haz clic en "Continuar" para dar permiso a Typeform para ver, editar y eliminar archivos en tu cuenta de Google.

7. Ahora, haz clic en "Set location (Elegir ubicación)" para seleccionar la carpeta de tu Google Drive en la que quieras guardar los archivos adjuntados por los usuarios.

8. Pulsa el botón "Accept (Aceptar)" para habilitar las cookies.

9. A continuación aparecerán en pantalla todas las carpetas que tienes en tu Google Drive. Utiliza la barra de desplazamiento vertical o la barra de búsqueda para localizar la carpeta en la que quieres guardar los archivos que te envíen, selecciónala y pulsa el botón "Select (Seleccionar)".

10. Cuando ya nos hayas otorgado los permisos necesarios y hayas seleccionado tu carpeta de destino favorita, haz clic en "Save (Guardar)".

11. Tu pregunta de tipo "subida de archivo" ya estará de nuevo conectada con Google Drive. Puedes pulsar el botón "Editar" en cualquier momento para cambiar la carpeta de destino o revocar tus permisos.

Ahora solo tienes que hacer lo mismo con cada una de las preguntas de tipo "subida de archivo" que tengas en tu typeform hasta que todas ellas estén de nuevo conectadas a Google Drive.

Cómo configurar una nueva integración con Google Drive desde el panel "Crear" mediante una pregunta de tipo "Google Drive"

Esto es lo que tienes que hacer para añadir una pregunta de tipo "Google Drive" a tu typeform:

1. Vete al panel "Crear", haz clic en el símbolo del "+" para añadir una nueva pregunta y selecciona la opción "Google Drive", que encontrarás en el apartado "Subida de archivos".

2. Ahora, haz clic en el botón "Autorizar" para permitir que Typeform se conecte a tu cuenta de Google Drive.

Nota: solo tendrás que realizar el proceso de autorización una vez en cada typeform.

3. Selecciona la cuenta de Google que quieres utilizar (si tienes más de una cuenta, como es nuestro caso).

4. Haz clic en "Continuar" para dar permiso a Typeform para ver, editar y eliminar archivos en tu cuenta de Google.

5. Ahora, haz clic en "Set location (Elegir ubicación)" para seleccionar la carpeta de tu Google Drive en la que quieras guardar los archivos adjuntados por los usuarios.

6. Pulsa el botón "Accept (Aceptar)" para habilitar las cookies.

7. A continuación aparecerán en pantalla todas las carpetas que tienes en tu Google Drive. Utiliza la barra de desplazamiento vertical o la barra de búsqueda para localizar la carpeta en la que quieres guardar los archivos que te envíen, selecciónala y pulsa el botón "Select (Seleccionar)".

8. Cuando ya nos hayas otorgado los permisos necesarios y hayas seleccionado tu carpeta de destino favorita, haz clic en "Save (Guardar)".

9. Se habrá añadido a tu typeform una pregunta de tipo "subida de archivo" que estará conectada con tu Google Drive. Puedes pulsar el botón "Editar" en cualquier momento para cambiar la carpeta de destino o revocar tus permisos.

10. También puedes añadir una nueva pregunta de tipo "subida de archivo" y hacer clic en el botón "Conectar" para integrarla con Google Drive o bien abrir una pregunta "subida de archivo" que ya tuvieras en tu formulario y conectarla.

11. Para eliminar la integración, basta con que pulses el botón "Editar" y que, luego, hagas clic en "Revoke (Revocar)" (en el apartado de otorgamiento de permisos).

Ten en cuenta que, si revocas tus permisos, todas las preguntas de ese typeform que hayas conectado a tu Google Drive se desconectarán automáticamente. Haz clic en el botón "Continue (Continuar)" si estás seguro/a de que es eso lo que quieres hacer.

Para desconectar una pregunta que ya tengas integrada con Google Drive, también puedes eliminarla directamente, pero debes tener en cuenta que, si algún usuario ha respondido ya a esa pregunta, sus respuestas también se eliminarán. Eso sí, los archivos que ya se hubieran guardado en tu Google Drive no se verán afectados.

Pues, ¡ya está! Todos los archivos que los usuarios adjunten a través de tu typeform se enviarán a las carpetas de Google Drive que hayas indicado antes.