Cómo enviar las respuestas de tus typeforms a Slack en tiempo real

Puedes utilizar esta integración para que las respuestas de tus formularios se envíen automáticamente a Slack en cuanto un usuario termine de completar tu typeform. Podrás compartir las respuestas recibidas en varios canales y en forma de mensajes directos para que todos los miembros de tu equipo estén informados.

Nuestra integración con Slack es una forma fantástica de compartir con los miembros de tu equipo resultados de sondeos, opiniones de clientes, datos de contacto de clientes potenciales (leads) o respuestas a encuestas.

En Typeform, nosotros utilizamos esta integración para compartir las valoraciones y puntuaciones que nos dan nuestros usuarios. Y a todos los departamentos les encanta recibir esta información en tiempo real. De esta forma, si recibimos una sugerencia interesante para mejorar nuestro Centro de Ayuda, podemos enviar una notificación a nuestro equipo de Divulgación a través de Slack para que ellos hagan los cambios correspondientes.

¿Qué necesitas?

- Una cuenta gratuita de Typeform.

- Una cuenta de Slack.

- Un typeform que quieras conectar a Slack

Advertencia: la integración con Slack solo puede enviar, como máximo, 50 valores por mensaje (entre preguntas, campos ocultos, puntuaciones y variables). Si tu typeform tiene más, durante el proceso de configuración de la integración tendrás que seleccionar qué 50 elementos (como máximo) quieres que se envíen a Slack.

Esto es lo que tienes que hacer para configurar la integración:

1. Accede a tu cuenta de Typeform y abre el formulario que quieras conectar con Slack. En este ejemplo, nosotros utilizaremos un typeform muy sencillo de satisfacción del cliente. Haz clic en el panel "Conectar" para acceder a todas nuestras integraciones.

2. Desplázate hacia abajo hasta que encuentres la integración o escribe directamente la palabra "Slack" en la barra de búsqueda y, después, pulsa el botón "Connect" que encontrarás a su lado.

3. Typeform te pedirá que le des permiso para conectarse a tu cuenta de Slack. Pulsa el botón "Autorizar". Aparecerá en pantalla una ventana para que puedas iniciar sesión y entrar en tu cuenta de Slack.

Nota: puedes tener varias cuentas de Slack asociadas a tu cuenta de Typeform, pero cada formulario individual solo puede estar integrado con una cuenta de Slack. Es decir, que no puedes integrar un mismo typeform con varias cuentas de Slack al mismo tiempo.

4. Ahora, tendrás que indicar dónde quieres que se compartan las respuestas que recibas. Haz clic en el menú desplegable para acceder a tus canales de Slack o escribe el símbolo de la arroba (@) para buscar a usuarios concretos a los que enviar un mensaje directo. Haz clic en el símbolo del "+" para enviar las respuestas a otros canales o enviar mensajes directos a otros usuarios.

Nota: los canales cerrados (privados) y los mensajes directos no aparecerán en el menú desplegable hasta que no hayas añadido la aplicación de Typeform a la configuración del canal. Para añadir la aplicación de Typeform, pulsa en el nombre del canal cerrado que verás en la parte superior de la pantalla y selecciona la pestaña "Integraciones". Luego, haz clic en "Añadir una aplicación".

Si no ves el contacto que buscas en la lista desplegable es porque solo puedes enviar mensajes directos a usuarios que hayan instalado la aplicación de Typeform en sus espacios de trabajo de Slack. Puedes encontrar las instrucciones que hay que seguir para añadir una aplicación a un espacio de trabajo de Slack aquí.

 

5. Ahora tienes que seleccionar, en la lista de preguntas que verás en pantalla, cuáles son las respuestas que te gustaría enviar a Slack. Puedes seleccionar preguntas concretas o bien marcar la casilla de verificación "Seleccionar todas".

Puedes enviar a Slack un máximo de 50 elementos (como pueden ser preguntas, campos ocultos, puntuaciones y variables). Pulsa el botón "Save (Guardar)" cuando hayas terminado.

Nota: asegúrate de que tus preguntas tienen menos de 2989 caracteres, puesto que este es el límite que tiene la API de Slack. Si alguna de tus preguntas lo sobrepasa, los resultados no se enviarán a la integración.

6. Si echas un vistazo a la aplicación de Slack, verás una notificación de Typeform avisándote de que alguien ha conectado un formulario a ese canal o mensaje directo.

7. Si vuelves a tu cuenta de Typeform, verás que, ahora, el interruptor de la integración con Slack aparece activado y destacado en azul. Puedes usar este interruptor para activar y desactivar la integración cuando quieras. En caso de que quieras eliminarla ("Delete") o editarla ("Edit"), basta con que pulses en el icono de los tres puntos y selecciones la opción correspondiente.

8. Ahora, ¡ya puedes compartir tu typeform y esperar a que empiecen a llegar las respuestas!

Las respuestas de las que se os avise en forma de mensaje directo se mostrarán en el apartado correspondiente a la aplicación de Typeform dentro de Slack.

Pulsa "View results (Ver resultados)" para acceder a tu cuenta de Typeform y ver allí las respuestas recibidas.

Cómo responder a un typeform sin salir de Slack

Cuando compartas el enlace a un typeform en un canal abierto (público) de Slack, las personas que quieran responder a tu formulario podrán hacerlo directamente desde Slack. Para ello, basta con que pulsen el botón "Answer in Slack (Responder en Slack)" y se abrirá un cuadro de diálogo con las preguntas que tienen que contestar.

Si quieres dar a los usuarios la posibilidad de responder a tu formulario directamente desde Slack, debes tener un par de cosas en cuenta:

Podrás usar los siguientes tipos de preguntas en tu formulario: 

- Dirección

- Número telefónico

- Respuesta larga

- Respuesta corta

- Número

- Email

- Desplegable

- Elección múltiple

- Sí/no

- Escala de opinión

Pero, no podrás usar:

- Campos ocultos

- Grupos de preguntas

- Recordar información

- Redirección a URL

- Reglas  lógicas

Asimismo, puedes usar pantallas finales y pantallas de bienvenida en tu typeform, pero aquellos usuarios que respondan al formulario directamente desde Slack no podrán verlas porque estas no se mostrarán en el cuadro de diálogo de Slack.